Muchos hoteles han introducido cajeros o quioscos
de autoservicio para el registro automático de entrada y salida (Check-In y Check-Out) de los huéspedes, para que éstos puedan ingresar y retirarse del
establecimiento sin esperas. Es una solución innovadora en la industria
hotelera, que consiste en un cajero con un sistema electrónico que administra y organiza las entradas
y salidas de los huéspedes las 24 horas del día de manera impersonal y desatendida.
Se mejora el
servicio al cliente, ya que no tiene que hacer largas esperas y se evitan las colas
en el Lobby porque el personal está ocupado, y se optimizan los costos de
personal de Recepción en el hotel. El Check-In/Check-Out automático además complementa
perfectamente al servicio de Front Desk del hotel, ya que permite a los
huéspedes poder ingresar o salir en horarios en tener a una persona en
Recepción resulta poco eficiente y costoso. Es un sistema que otorga una mayor
flexibilidad a los horarios de facturación, es sencillo y se adecua a hoteles
de todos los tamaños.
Debido a las necesidades actuales de los
clientes, es adecuado instalar un sistema de registro hotelero de Recepción
automatizado, con el fin de mejorar el servicio a los clientes, pero que sea
económicamente redituable y accesible. Según estudios, hasta el 80% de los
huéspedes prefieren hacer todos los trámites de ingreso y egreso en un hotel,
en privado, debido a que es más rápido y pueden ir a “su ritmo”.
Los cajeros suelen encontrarse en el
estacionamiento, en la entrada del hotel o en el Lobby del mismo. Desde allí
además de efectuar el In/Out, se pueden realizar diferentes peticiones en
relación a la habitación, a través de menús interactivos. El quiosco
electrónico luego de realizar el trámite de ingreso le otorga al huésped la
tarjeta de su habitación.
Este sistema es cómodo, rápido e intuitivo, y es
una solución para los huéspedes que buscan agilidad en el check in/out, y
muchos lo perciben como un valor añadido, aumentando la satisfacción del
cliente. Es muy requerido por huéspedes corporativos, a los que se le debe ofrecer
la máxima libertad de movimientos y no hay que hacerles perder tiempo. Son muy
buenos complementos para la recepción del establecimiento, permitiéndole al
personal poder dedicarse a prestar toda la atención posible a los clientes que
sí demandan un trato humano, optimizando su eficiencia.
El cajero automático está compuesto
por los siguientes elementos:
Pantalla táctil: Para interactuar con el huésped.
En ella los clientes pueden seleccionar las opciones que consideren oportunas.
Se da una imagen más moderna a las instalaciones y se puede adaptar el diseño a
la imagen corporativa del hotel.
Escáner de DNI o pasaporte:
El huésped introduce su DNI o pasaporte y sus datos se recogen automáticamente
a través de un lector preparado para ello. De esta manera, pese a que el
cliente no ha tenido contacto directo con el personal de recepción, sus datos
quedan registrados como si lo hubiese hecho.
Expendedor de llaves magnéticas: Posee
un dispensador automático de llaves. Luego de que el cliente completa el
proceso de check-in se le otorga la llave. Existe la posibilidad de utilizar
tarjetas VIP, promocionales, de descuento, etc.
Interfono: Es muy útil a la hora de atender
al cliente si éste tiene algún problema. Sirve
para consultar dudas o aclaraciones con el personal de recepción. Ideal
para hoteles en los cuales el cajero se encuentra en el exterior del mismo.
Proceso de Check-In:
Arriba el huésped y selecciona el idioma en el
cajero. Luego ingresa su número de reserva en la pantalla. Chequea la
disponibilidad de habitaciones y selecciona la que desee; Coloca su DNI o
pasaporte en el lector y después ingresa su número de tarjeta de crédito y si
es validada correctamente debe firmar en la pantalla. Por último el cajero
expende la llave magnética correspondiente a la habitación elegida e imprime
información sobre el hotel y los
servicios ofrecidos.
Proceso de Check-Out:
El huésped selecciona el idioma, inserta la tarjeta
de la habitación e ingresa en la pantalla el número de habitación. Selecciona
que desea realizar el check-out y se le muestra el resumen de cuenta,
incluyendo los gastos de alojamientos y los extras (minibar, estacionamiento,
etc.). Luego se procede con la facturación de los mismos, a través de la
tarjeta de crédito ingresada en el check-in. El huésped confirma la operación,
pone su firma en la pantalla y se imprime la facturación correspondiente y el detalle
de consumo.
